Cahier des charges pour un site web : checklist pour freelances

Près de 68% des projets web, y compris ceux de marketing digital, dépassent le budget initialement prévu. Ce dépassement est souvent dû à un cahier des charges incomplet ou mal défini. Pour les freelances spécialisés en création de site web, un cahier des charges (CDC) précis et exhaustif est un outil indispensable pour garantir le succès d'un projet et la satisfaction du client. Il sert de feuille de route, définissant clairement les objectifs, les fonctionnalités, les délais, et le budget du site web à créer, assurant ainsi une gestion de projet web efficace.

Cette checklist a été conçue pour vous, freelance en développement web, afin de vous guider dans la création d'un CDC efficace et professionnel pour chaque nouveau projet de site internet. Elle vous permettra de structurer vos discussions avec le client, d'identifier tous les aspects essentiels du projet web et d'éviter les pièges courants qui peuvent entraîner des retards, des coûts supplémentaires et des malentendus. Un bon CDC est la clé d'une stratégie web réussie.

Les pré-requis : préparer le terrain pour un projet web réussi

Avant de vous lancer dans la rédaction du cahier des charges, il est crucial de bien comprendre les besoins et les attentes de votre client, ainsi que le contexte dans lequel s'inscrit son projet web. Une préparation minutieuse vous permettra d'établir une base solide pour la suite du projet et d'optimiser votre stratégie digitale.

Comprendre le client : L'Importance de la communication en développement web

La première étape consiste à collecter un maximum d'informations sur le client, son entreprise, son public cible et ses objectifs business. Un questionnaire initial est un excellent moyen de démarrer et d'assurer une communication client transparente.

Questionnaire initial : les questions essentielles pour un projet web

Avant d'entamer la rédaction du cahier des charges, posez les questions suivantes à votre client afin de cerner au mieux ses attentes et besoins en termes de design web, de fonctionnalités et de marketing en ligne. Ce questionnaire servira de base à la définition des objectifs et des fonctionnalités du site web. Plus vos questions seront précises, plus les réponses seront utiles pour la suite du projet. L'objectif est d'obtenir une vision claire et complète du projet dès le départ, et de mettre en place une stratégie de contenu pertinente.

• Quel est le but principal de ce site web ? (Vente en ligne, génération de leads, notoriété de la marque ?)
• Qui sont vos concurrents directs et qu'est-ce qui vous différencie d'eux en termes d'expérience utilisateur et de branding ?
• Avez-vous des exemples de sites web que vous appréciez particulièrement, et pourquoi ? (Design, ergonomie, fonctionnalités spécifiques)
• Quel est votre budget approximatif pour ce projet de création de site web ?
• Quelle est la date de lancement souhaitée pour le site web ? (Tenez compte des délais de design, développement, tests et marketing)

Analyse du client : comprendre son entreprise et son marché

Il est important de prendre le temps d'analyser l'entreprise du client, son positionnement sur le marché, son secteur d'activité et les valeurs qu'elle souhaite véhiculer. Cette analyse vous aidera à proposer des solutions adaptées à son identité et à ses objectifs et à optimiser son référencement naturel (SEO).

Comprendre sa mission, sa vision et sa proposition de valeur unique permet d'assurer une cohérence entre la stratégie de l'entreprise et la conception du site web. Par exemple, une entreprise axée sur le développement durable nécessitera un design et un contenu qui reflètent cet engagement, ainsi qu'un hébergement écologique. Cette analyse approfondie garantit que le site web s'intègre parfaitement à l'écosystème de l'entreprise et renforce sa présence en ligne.

Définition des objectifs du client : fixer des buts mesurables

Assurez-vous de bien comprendre les objectifs business que le client souhaite atteindre grâce à son site web. Ces objectifs doivent être clairs, mesurables et réalistes, et alignés avec sa stratégie marketing. Ils serviront de fil conducteur tout au long du projet et vous permettront d'évaluer son succès en termes de ROI (Return on Investment).

Par exemple, si l'objectif est d'augmenter les ventes en ligne, il faudra mettre en place des outils de suivi des conversions et optimiser le processus d'achat (tunnel de conversion, taux de rebond, etc.). Si l'objectif est de générer des leads, il faudra concevoir des formulaires de contact attractifs et mettre en place une stratégie de contenu adaptée (marketing de contenu, inbound marketing). La clarté des objectifs permet d'orienter les efforts et de maximiser le retour sur investissement en matière de webmarketing.

Recherche préliminaire : identifier les tendances et les opportunités

Une fois que vous avez une bonne compréhension du client et de ses objectifs, il est temps de mener une recherche préliminaire pour identifier les meilleures pratiques en matière de webdesign, les tendances du secteur et les éventuelles contraintes techniques liées au projet de site web.

Analyse de la concurrence : apprendre des meilleurs et se différencier

Étudiez les sites web des concurrents de votre client pour identifier ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré en termes d'expérience utilisateur, de design et de stratégie SEO. Analysez leur design, leur contenu, leur ergonomie et leur stratégie de référencement. Cette analyse vous permettra de proposer des solutions innovantes et différenciantes et de mettre en place une stratégie digitale performante.

Observez attentivement les fonctionnalités proposées, l'expérience utilisateur offerte et la manière dont ils interagissent avec leur public cible. Par exemple, si un concurrent propose un chatbot performant pour répondre aux questions des clients, il pourrait être pertinent d'envisager une solution similaire pour le site web de votre client. L'objectif est de s'inspirer des meilleures pratiques tout en proposant une approche unique et adaptée à ses besoins et à son image de marque.

Tendances du secteur : rester à la pointe du webdesign

Tenez-vous informé des dernières tendances en matière de web design, de développement et de marketing digital. Cela vous permettra de proposer des solutions innovantes et adaptées aux besoins actuels du marché et d'offrir à votre client un site web moderne et performant. Le responsive design, l'accessibilité web et la sécurité sont des aspects essentiels à prendre en compte.

Par exemple, l'essor de l'intelligence artificielle offre de nouvelles possibilités en matière de personnalisation de l'expérience utilisateur et d'automatisation de certaines tâches de marketing digital. De même, l'importance croissante de la navigation mobile nécessite une approche "mobile-first" dans la conception du site web. Être au fait de ces tendances vous permettra de proposer des solutions innovantes et adaptées aux besoins du marché, tout en améliorant l'expérience utilisateur sur tous les supports.

Contraintes techniques : anticiper les problèmes potentiels

Identifiez les éventuelles contraintes techniques qui pourraient affecter le projet de site web, telles que la compatibilité avec certains navigateurs ou appareils, les limitations d'hébergement ou les exigences en matière de sécurité. Anticiper ces contraintes vous permettra d'éviter les problèmes et de proposer des solutions adaptées à l'environnement technique du client.

Par exemple, si le client souhaite utiliser un CMS spécifique, assurez-vous qu'il est compatible avec l'hébergement choisi et qu'il répond à ses besoins en matière de personnalisation. De même, si le site web doit intégrer des fonctionnalités complexes, vérifiez qu'elles sont compatibles avec les technologies utilisées et qu'elles ne posent pas de problèmes de sécurité. L'identification et l'anticipation de ces contraintes garantissent un déroulement fluide du projet et évitent les mauvaises surprises.

La checklist détaillée du cahier des charges : les étapes clés du succès

Cette section détaille les éléments essentiels à inclure dans votre cahier des charges de site web. Chaque point doit être abordé avec précision pour éviter toute ambiguïté et garantir une compréhension claire des attentes du client en matière de design, de fonctionnalités et de stratégie marketing.

Description générale du projet web : vue d'ensemble et objectifs clairs

La description générale du projet permet de donner une vue d'ensemble du site web à créer, de définir son contexte, ses objectifs et son public cible. Cette section doit être claire, concise et facile à comprendre, même pour les personnes qui ne sont pas familières avec le domaine du webmarketing et du développement web.

Titre du projet : un nom clair et evocateur pour votre site web

Le titre du projet doit être simple, clair et évocateur. Il doit permettre d'identifier rapidement le site web et son objectif principal. Évitez les titres trop longs ou trop techniques, privilégiez un titre qui reflète l'essence du projet et qui intègre des mots-clés pertinents pour le référencement naturel.

Contexte du projet : L'Histoire de l'entreprise et ses motivations

Expliquez l'histoire de l'entreprise, son activité, ses valeurs et la raison pour laquelle elle souhaite créer ou refondre son site web. Ce contexte permet de comprendre les motivations du client et d'adapter le site web à son identité et à ses besoins. Il est important de connaître le positionnement de l'entreprise sur le marché et les défis qu'elle rencontre pour proposer des solutions adaptées.

Objectifs du site web : des buts SMART pour un projet réussi

Définissez les objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) que le site web doit atteindre. Ces objectifs doivent être quantifiables et mesurables, afin de pouvoir évaluer le succès du projet à terme en termes de trafic web, de taux de conversion et de chiffre d'affaires.

Par exemple, un objectif pourrait être d'augmenter le nombre de leads qualifiés de 15% dans les trois mois suivant le lancement du site web grâce à une stratégie de marketing automation. Un autre objectif pourrait être d'améliorer le taux de conversion des visiteurs en clients de 10% dans les six mois suivant le lancement en optimisant l'expérience utilisateur et le tunnel de vente. La définition d'objectifs SMART permet de suivre l'évolution du projet et d'ajuster la stratégie digitale si nécessaire.

Public cible : connaître vos visiteurs pour mieux les convertir

Décrivez en détail le public cible du site web : âge, sexe, profession, centres d'intérêt, habitudes de navigation, etc. Créez des personas types pour mieux visualiser les utilisateurs et adapter le site web à leurs besoins et attentes. Plus vous connaîtrez votre public cible, plus vous serez en mesure de proposer une expérience utilisateur pertinente et efficace, et d'optimiser votre stratégie de marketing digital. Par exemple, si votre public cible est constitué de jeunes adultes, vous devrez privilégier un design moderne et dynamique, ainsi qu'un contenu adapté à leurs centres d'intérêt. A contrario, si votre public cible est constitué de personnes âgées, vous devrez privilégier une navigation simple et intuitive, ainsi qu'une police de caractères lisible.

Détails fonctionnels et techniques : les briques essentielles de votre site web

Cette section est cruciale pour la bonne compréhension et la réalisation du projet. Elle détaille l'ensemble des fonctionnalités, des aspects techniques, du design et du contenu du site web. Une description précise et complète de ces éléments est indispensable pour éviter les malentendus et garantir la qualité du résultat final en termes d'expérience utilisateur, de performance et de sécurité.

Structure du site web : une arborescence claire pour une navigation intuitive

Décrivez l'arborescence du site web, c'est-à-dire l'organisation des différentes pages et leur hiérarchie. Utilisez un schéma visuel pour illustrer la structure du site et faciliter sa compréhension. Une arborescence claire et intuitive est essentielle pour une navigation fluide et efficace, et pour un bon référencement naturel.

Fonctionnalités spécifiques : des outils adaptés aux besoins de vos utilisateurs

Décrivez en détail les fonctionnalités attendues : formulaire de contact, blog, e-commerce, système de réservation, forum, espace membre, etc. Pour chaque fonctionnalité, précisez les flux utilisateurs, c'est-à-dire les étapes que les utilisateurs doivent suivre pour l'utiliser. Une description précise des fonctionnalités permet d'éviter les ambiguïtés et de garantir leur bon fonctionnement en termes d'ergonomie et de performance.

Par exemple, si le site web doit intégrer un formulaire de contact, précisez les champs obligatoires, les options de validation, le message de confirmation et l'adresse e-mail à laquelle les messages doivent être envoyés. Si le site web doit intégrer un système de réservation, précisez les options de recherche, les critères de disponibilité, les modes de paiement et les confirmations de réservation. La précision des détails permet d'assurer la cohérence et la qualité des fonctionnalités, et d'optimiser l'expérience utilisateur.

Design et ergonomie

• Charte Graphique: Indiquer si une charte graphique existante est disponible ou si elle doit être créée. Préciser les couleurs, les polices, le logo et les éléments visuels à utiliser pour respecter l'identité visuelle de la marque et optimiser l'expérience utilisateur.
• Wireframes/Maquettes: Spécifier si des wireframes ou des maquettes (desktop et mobile) sont requis pour chaque page afin de visualiser l'agencement du contenu et de valider l'ergonomie du site avant le développement.
• UX/UI: Préciser les exigences en matière d'expérience utilisateur (UX) et d'interface utilisateur (UI) pour garantir une navigation intuitive, un design attractif et une satisfaction client optimale.
• Accessibilité: Mentionner les exigences d'accessibilité (WCAG) si nécessaires pour rendre le site web accessible à tous les utilisateurs, y compris ceux ayant des handicaps. En 2023, 15% de la population mondiale souffre d'une forme de handicap.

Contenu

• Inventaire du contenu existant: Identifier le contenu existant qui sera migré vers le nouveau site web, en évaluant sa pertinence et en optimisant son référencement naturel.
• Création de contenu: Spécifier si le freelance est responsable de la création de contenu (textes, images, vidéos, etc.) ou si le client fournira le contenu. Définir le nombre de pages, d'articles de blog, etc., et établir une stratégie de contenu pertinente.
• Gestion de contenu (CMS): Préciser le CMS (Content Management System) à utiliser (WordPress, Drupal, Joomla, etc.) et justifier ce choix en fonction des besoins du client en matière de personnalisation, de gestion du contenu et d'évolutivité du site.

Hébergement et nom de domaine

Indiquer si le client possède déjà un hébergement et un nom de domaine ou si le freelance doit s'en occuper. Préciser les exigences en matière de performance et de sécurité de l'hébergement, en tenant compte du trafic attendu et des fonctionnalités du site web. Par exemple, 92 % des consommateurs disent que l'expérience visuelle est le facteur numéro un qui influence leur décision d'achat. Un hébergement performant est donc impératif pour garantir une navigation fluide et rapide, et pour optimiser le taux de conversion.

Référencement (SEO)

• Optimisation pour les moteurs de recherche: Définir les mots-clés cibles et les stratégies d'optimisation SEO à mettre en œuvre pour améliorer la visibilité du site web sur les moteurs de recherche (Google, Bing, etc.) et attirer un trafic qualifié.
• Stratégie de contenu: Indiquer si une stratégie de contenu est requise pour améliorer le référencement naturel, en créant du contenu de qualité, pertinent et optimisé pour les mots-clés cibles. Le content marketing est un levier puissant pour attirer des prospects et les convertir en clients.

Intégrations

Spécifier les intégrations avec d'autres outils (CRM, réseaux sociaux, outils d'emailing, etc.) pour automatiser les tâches, améliorer la gestion de la relation client et optimiser les campagnes de marketing digital. Environ 61% des marketeurs estiment que l'intégration de systèmes CRM et marketing automation est essentielle pour la réussite de leurs campagnes. Il est donc important de déterminer les intégrations nécessaires dès la phase de planification du site web.

Sécurité

Décrire les mesures de sécurité à mettre en place pour protéger le site web contre les attaques (certificat SSL, protection contre les intrusions, etc.) et garantir la confidentialité des données des utilisateurs. La sécurité est un aspect essentiel pour gagner la confiance des clients et éviter les problèmes juridiques.

Responsivité (Mobile-First)

S'assurer que le site web est responsive et s'adapte à tous les types d'écrans (ordinateurs, tablettes, smartphones) pour offrir une expérience utilisateur optimale sur tous les supports. Mettre l'accent sur l'approche "Mobile-First", car plus de 50% du trafic web provient des appareils mobiles en 2023.

Aspects juridiques et contractuels

Cette section garantit la conformité du site web aux réglementations en vigueur et protège les intérêts des deux parties. Un aspect crucial pour la pérennité du projet.

Mentions légales et politique de confidentialité

S'assurer que le site web est conforme aux réglementations en vigueur (RGPD, etc.) et qu'il respecte la vie privée des utilisateurs en informant clairement sur la collecte et l'utilisation de leurs données personnelles.

Conditions générales d'utilisation (CGU)

Rédiger les CGU du site web pour définir les règles d'utilisation du site, les responsabilités des utilisateurs et les conditions de vente (si applicable).

Propriété intellectuelle

Clarifier la propriété intellectuelle du code source, du design et du contenu du site web pour protéger les droits d'auteur et éviter les litiges.

Planning et budget

Cette section permet d'encadrer le projet dans un cadre temporel et financier réaliste et de garantir sa rentabilité.

Planning détaillé

Établir un planning précis avec les différentes étapes du projet (design, développement, tests, lancement, etc.) et les dates de livraison, en tenant compte des contraintes techniques et des ressources disponibles. Utiliser un diagramme de Gantt pour visualiser le planning et suivre l'avancement du projet.

Budget détaillé

Présenter un budget détaillé avec les coûts pour chaque étape du projet (design, développement, hébergement, nom de domaine, maintenance, etc.). Indiquer si les prix sont fixes ou variables et prévoir une marge de sécurité pour les imprévus.

Modalités de paiement

Définir les modalités de paiement (acompte, paiements intermédiaires, paiement final) et les conditions de facturation pour éviter les litiges et garantir le paiement des prestations.

Maintenance et support

Cette section assure la pérennité et le bon fonctionnement du site web après son lancement et garantit la satisfaction du client à long terme.

Maintenance du site web

Proposer un contrat de maintenance pour assurer la pérennité du site web (mises à jour, corrections de bugs, etc.) et garantir sa sécurité et sa performance au fil du temps.

Support technique

Définir les modalités de support technique (email, téléphone, etc.) et les délais de réponse pour assister le client en cas de problème et garantir sa satisfaction.

Bonnes pratiques et conseils additionnels

Cette section offre des conseils pratiques pour optimiser votre collaboration avec le client, gérer efficacement le projet web et garantir le succès du projet. Une communication transparente et une gestion rigoureuse sont essentielles.

Communication avec le client

Une communication transparente et régulière avec le client est essentielle pour éviter les malentendus, gérer ses attentes et garantir sa satisfaction tout au long du projet web. Environ 80% des clients estiment qu'une communication claire et fréquente est le facteur le plus important pour une relation réussie avec un prestataire de services. Utilisez des outils de gestion de projet collaboratifs pour faciliter les échanges et le suivi des tâches.

• Mises à jour régulières: Communiquer régulièrement avec le client pour l'informer de l'avancement du projet, des défis rencontrés et des solutions proposées.
• Réunions régulières: Organiser des réunions régulières pour discuter des problèmes, des solutions et des prochaines étapes du projet.
• Transparence: Être transparent sur les coûts, les délais et les contraintes techniques du projet.

Gestion des changements

Les demandes de changement sont inévitables dans tout projet web. Il est donc important de mettre en place une procédure claire pour les gérer efficacement, en évaluant leur impact sur le planning, le budget et les objectifs du projet. Une étude a révélé que les projets web qui intègrent une gestion des changements rigoureuse ont 30% plus de chances d'être livrés dans les délais et le budget impartis.

• Procédure de gestion des demandes de changement: Définir une procédure claire pour la gestion des demandes de changement : réception, évaluation, validation, mise en œuvre.
• Impact sur le budget et le planning: Evaluer l'impact des demandes de changement sur le budget et le planning et obtenir l'approbation du client avant de les mettre en œuvre.

Outils et modèles

De nombreux outils et modèles peuvent vous aider à créer un cahier des charges efficace et à gérer le projet web. Environ 75% des freelances utilisent des outils de gestion de projet pour organiser leur travail et optimiser leur collaboration avec les clients.

• Présentation d'outils pour créer un CDC: Mentionner des outils en ligne pour créer des CDC (Google Docs, Notion, des modèles payants spécialisés comme Proposeful ou Better Proposals) et faciliter la collaboration avec le client.
• Proposition d'un modèle de CDC à télécharger (optionnel): Offrir un modèle de CDC gratuit à télécharger pour aider les freelances à démarrer et à structurer leur travail.

Éviter les pièges

Certains pièges sont courants dans les projets web. Il est important de les connaître pour les éviter et garantir le succès du projet. Une bonne préparation, une communication transparente et une gestion rigoureuse sont essentielles.

• Sous-estimer le temps et les coûts: Mettre en garde contre la sous-estimation du temps et des coûts, en tenant compte des imprévus et des demandes de changement potentielles.
• Négliger la communication avec le client: Insister sur l'importance d'une bonne communication avec le client pour éviter les malentendus et garantir sa satisfaction.
• Accepter des demandes de changement sans impact sur le budget et le planning: Mettre en garde contre les demandes de changement non facturées, en expliquant clairement l'impact sur le projet et en obtenant l'approbation du client.

Indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer le succès d'un projet web

Définir des KPI clairs et mesurables est essentiel pour évaluer le succès d'un projet web et démontrer la valeur ajoutée de votre travail. Voici quelques exemples de KPI pertinents :

• Trafic web: Nombre de visiteurs, sources de trafic, taux de rebond.
• Taux de conversion: Nombre de leads générés, nombre de ventes réalisées.
• Chiffre d'affaires: Augmentation du chiffre d'affaires grâce au site web.
• Satisfaction client: Enquêtes de satisfaction, témoignages clients.

Un cahier des charges solide est la fondation d'un projet web réussi. Investir du temps dans sa création vous permettra de structurer vos idées, de clarifier les attentes de votre client, de gérer efficacement le projet web et de garantir le succès de votre collaboration en termes de performances, de rentabilité et de satisfaction client. La création d'un site web, c'est 730 heures en moyenne de travail. Prenez le temps de bien préparer votre cahier des charges.